Strategia przez duże S

Cały czas zauważamy wiele potrzeb w naszych środowiskach. Wiemy, że coś nie działa lub działa nie tak, jak powinno. Mamy swoje marzenia i wyobrażenia tego, jak mogłoby być. Chcemy, żeby drużyny pracowały na jak najwyższym poziomie, by dobrze gospodarowano naszym majątkiem. Chcemy sprawnej i jasnej komunikacji, otwartej wspólnoty instruktorskiej. Mamy wiele pomysłów, co poprawić, co zmienić, z czego zrezygnować. Bardzo trudno jest to wszystko pozbierać, przelać myśli na papier i wyłonić esencję, nie mówiąc już o późniejszym wdrażaniu. Wymaga to pracy, dyskusji, rozmyślań. Mając tego świadomość, podjęliśmy się wyzwania stworzenia strategii, która pokaże nam, co jest najważniejsze i odpowie na pytanie: jak zbudować hufiec naszych marzeń?

Krok zerowy: ZESPÓŁ

W październiku 2022 r. zwołaliśmy spotkanie otwarte dla każdego wędrownika, wędrowniczki, członka i członkini starszyzny, instruktora lub instruktorki hufca. Ważne było dla nas, by nad strategią pracowały osoby w różnym wieku, pełniące różne funkcje, pochodzące z różnych środowisk. W końcu różnorodność jest naszą siłą! Na spotkaniu ustaliliśmy tryb pracy i wstępny harmonogram naszych działań. Powołaliśmy Zespół Strategiczny, zakasaliśmy rękawy i zabraliśmy się do dzieła.

Krok pierwszy: ANALIZA

Coś, na czym bardzo nam zależało, to to, by nasza strategia zbudowana była na podstawie pogłębionej analizy sytuacji hufca. Chcieliśmy sprawdzić, co tak naprawdę „w trawie piszczy”, co mówią o hufcu przyboczni, drużynowi, komendy szczepów, instruktorzy. W przeciągu dwóch miesięcy odwiedziliśmy niemal wszystkie rady szczepów. Zadaliśmy kadrze pytania inspirowane analizą SWOT, takie jak: „Jaka jest największa siła naszego hufca?”, „Co nas najbardziej dzieli?”, „O jakim harcerstwie marzymy?”, „Czego potrzebujemy od hufca?”, „Czego się obawiamy?”.

Dodatkowo stworzyliśmy formularz uzupełniający, zorganizowaliśmy spotkanie z instruktorami niedziałającymi aktywnie w szczepach oraz spotkanie z Komendą Hufca. Łącznie w rozmowy strategiczne zaangażowanych było 114 osób. Pod koniec lutego opublikowaliśmy 12-stronnicowy „Raport z rozmów o strategii rozwoju hufca”, w którym zawarliśmy szczegółowe podsumowanie rozmów. Wyłoniliśmy obszary, kategorie, nadaliśmy im różną wagę, porównaliśmy je ze sobą. Zobaczyliśmy, co najczęściej się powtarza w wypowiedziach, na co ludzie kładą największy nacisk, co ich najbardziej boli. Wszystko po to, aby uzyskać rzeczywisty obraz tego, jak obecnie wygląda nasz hufiec i dopiero na tej podstawie móc zacząć wyciągać wnioski.

Krok drugi: WIZJA

Mając raport w ręku, napisaliśmy wizję hufca w roku 2027. Spróbowaliśmy zrobić to w taki sposób, że każdy z nas po kolei podawał jedno lub kilka zdań, które według niego powinny znaleźć się w wizji. Zależało nam na tym, żeby była ona krótka i spójna, ale przede wszystkim w pełni oddawała głosy całej kadry hufca, które usłyszeliśmy podczas rozmów. Jedno ze zdań w PROPONOWANEJ przez nas wizji hufca brzmi: W 2027 r. jesteśmy wspólnotą, która opiera się na braterstwie i siostrzeństwie, otwartości, wzajemnym szacunku oraz realizowaniu misji ZHP. Co się za nim kryje? Twierdzono, że w naszym hufcu nie zawsze dajemy przykład dobrej postawy instruktorskiej. Są między nami konflikty, zaszłości, kierują nami uprzedzenia, łatwo tworzą się plotki. Chcemy to zmienić. Kolejne były wypowiedzi, najczęściej przybocznych, że hufiec jest dla nich niedostępny, zamknięty, nie czują się w nim chciani. Chcemy pamiętać, że wszyscy jako wychowawcy działamy we wspólnym celu, a jest nim realizacja misji ZHP.

Krok trzeci: OBSZARY

Z tak skonstruowaną wizją wyróżniliśmy trzy obszary: WSPÓLNOTA, PRACA Z KADRĄ i ORGANIZACJA. Wyłoniliśmy je na podstawie raportu, w którym uwzględniliśmy powtarzalność i „wagę” kategorii. Wiadomo, te trzy obszary nie obejmują wszystkiego, ale to nie o to według nas chodzi w strategii. Chcieliśmy wyznaczyć cele najpilniejsze, wyróżnić sprawy najbardziej palące i wymagające reformy w pierwszej kolejności. W następnym kroku podzieliliśmy się na podzespoły obszarowe i przeszliśmy do trzeciego etapu pracy. Przeczytaliśmy jeszcze raz wszystkie notatki i już w mniejszych grupach zaczęliśmy tworzyć cele z danego obszaru. Przy pracy nad każdym z nich zasięgnęliśmy opinii ludzi, których uważamy za ekspertów z danej dziedziny, by rozszerzyć perspektywę zapisów.

Krok czwarty: KONSULTACJE

Od wielu lat w kalendarz naszego hufca na stałe wpisany jest biwak kadry „CZOŁO”. Jego celem jest zacieśnienie wspólnoty instruktorskiej i zajęcie się sprawami ważnymi dla naszego ruchu. W tym roku wykorzystaliśmy wyjazd do przeprowadzenia konsultacji strategicznych. Każdy podzespół obszarowy przygotował wcześniej proponowane przez siebie cele strategiczne, które konsultowaliśmy podczas wyjazdu z resztą kadry. Chcieliśmy, by dokument tak ważny jak strategia rozwoju hufca był tworzony przez całą kadrę. Po powrocie z biwaku (na którym spotkaliśmy się z bardzo pozytywnym odbiorem!) nanieśliśmy na nasz projekt najważniejsze wnioski i zmiany zaproponowane podczas „CZOŁA”.

Krok piąty: OSTATNIE SZLIFY

I choć myślałam, że ten etap pójdzie nam już z górki, a doprowadzenie dokumentu do ostatecznej wersji będzie jedynie formalnością – okazało się być inaczej… Był już czerwiec, co oznaczało obozy za pasem, tak więc coraz trudniej było nam się umówić i wykrzesać ostatnie siły na rozmyślania o strategii. Na szczęście, wespół w zespół, udało się wszystko dopiąć. Dopracowaliśmy mierniki, nanieśliśmy poprawki i wysłaliśmy dokument do kadry hufca.

Co dalej?

Praca koncepcyjna zakończona, mail z załącznikiem wysłany… i co teraz? Na jesiennym zjeździe hufca zapewne wrócimy do dyskusji, a jeśli będzie potrzeba, zajmiemy się poprawkami. Koniec końców mam nadzieję, że zwieńczymy cały ten proces, z dumą przyjmując strategię, a później z zaangażowaniem wdrażając ją w życie.

Chcieliśmy stworzyć dokument, który będzie żywy, prawdziwy i po prostu nasz. Staraliśmy się nie zapomnieć, że pisanie strategii to jedno – a jej realizacja to drugie! Zależy nam, by przychodziło nam to naturalnie. Kiedy zrealizowanie strategii przyświeca wszystkim, każdy się z nią identyfikuje i ma poczucie, że była ona wspólnie wypracowana, to liczymy, że dużo prościej będzie ją później wdrożyć w życie. Określenie strategii nie polega na spisaniu na kartce papieru wielu pięknie brzmiących słów. Oficjalny dokument jest oczywiście ważny, strategia wymaga jednak czegoś więcej. Musi wpływać na każdą decyzję podejmowaną codziennie w organizacji (John Bramham).