WAŻNE: Praca z kadrą w czasach pandemii

Koronawirus zmienił wszystko. Na razie szkoły i uczelnie są zamknięte do Wielkanocy. Jednak śledząc na bieżąco trendy, analizując dostępne dane, możemy założyć, że obecna kwarantanna społeczna nie skończy się w połowie kwietnia. Piszemy więc ten tekst przy założeniu, że do normalnego funkcjonowania wrócimy w czerwcu. Choć nawet wtedy ta „normalność” nie będzie tą, jaką znamy z przeszłości…

Mamy zatem przed sobą trzy miesiące bez spotkań na żywo, z możliwością kontaktowania się wyłącznie za pomocą rozmaitych środków komunikacji. Rodzą się więc istotne pytania: jak w tym czasie mają funkcjonować KSI? Jak ma wyglądać kształcenie w ZHP?

JAK SIĘ ODNALEŹĆ?

Sytuacja jest wyjątkowa. Spojrzeć można na nią w dwojaki sposób. Warto, szukając optymalnych rozwiązań, popatrzeć na sytuację w Polsce, w swojej miejscowości, w harcerstwie i w swoim własnym życiu z dwóch perspektyw.

Pierwsze spojrzenie: sytuacja jest tak wyjątkowa, że pewne sprawy mogą ulec przesunięciu w czasie. Skoro można przełożyć duże imprezy sportowe (mistrzostwa piłkarskie – o rok, olimpiadę – mówi się tu o dwóch latach), to z pewnością można przesunąć na jesień tego roku kurs, warsztaty czy zamknięcie próby instruktorskiej. Oczywiście rozumiemy, że jak się ma 17 lat, to przełożenie zamknięcia próby o kilka miesięcy może stanowić zbyt odległą perspektywę, no ale przecież sytuacja jest naprawdę wyjątkowa – zarówno w skali świata, jak i w wymiarze osobistym (pewnie nigdy w naszym życiu coś podobnego się już nie wydarzy).

Drugi sposób myślenia: owszem, wprawdzie mamy sytuację nadzwyczajną, ale powinniśmy zrobić wszystko, aby się w niej jak najszybciej odnaleźć. Zwłaszcza gdy nie wiemy, czy w tych nowych warunkach nie przyjdzie nam żyć nie kilka tygodni, ale na przykład kilka czy kilkanaście miesięcy. Tak więc, korzystając z kreatywności instruktorskiej, z wpisanej w harcerstwo idei radzenia sobie z nowymi wyzwaniami, trzeba sprawić, aby najbliższe tygodnie i miesiące były (oczywiście w miarę możliwości) czasem normalnej pracy z kadrą – kształceniowej i pracy komisji stopni instruktorskich.

NACZELNE ZASADY

Mówimy wprost: wybieramy drugi sposób myślenia i dlatego zastanawiamy się, jak zorganizować pracę instruktorską w najbliższym czasie (do czerwca, a może dłużej). Zanim jednak przejdziemy do szczegółów, bardzo ważne jest wskazanie zasad, którymi musimy się kierować, dopasowując nowy sposób organizacji pracy komisji stopni Instruktorskich i zespołów kadry kształcącej.

Po pierwsze – musimy jak najlepiej wykorzystać aktualnie obowiązujące przepisy. Wynika to przede wszystkim z tego, że nie jest możliwe szybkie, pozbawione błędów zmienienie na przykład Systemu stopni instruktorskich (wymaga podjęcia uchwały przez Radę Naczelną). Można wyobrazić sobie zmianę dokumentów kształceniowych, których uchwalanie należy do kompetencji Głównej Kwatery. Ale też nie ma takiej potrzeby, okazuje się bowiem, że stosując obowiązujące przepisy, da się dobrze pracować z kadrą! Szczegóły za chwilę.

Po drugie – nie możemy obniżać jakości naszych działań! To najważniejsza zasada. Nie możemy – mimo złożoności sytuacji, mimo obiektywnych trudności oraz pokusy odpuszczenia sobie – podejść do zapisów naszych dokumentów, do obowiązujących zasad z większym luzem. Zatem – niech to wybrzmi mocno – nie może być zgody na rezygnację z wymogów zamknięcia próby niemożliwych (to prawda) do zrealizowania w aktualnych warunkach, jak na przykład ukończenie kursu przewodnikowskiego czy podharcmistrzowskiego. Trudno, być może trzeba będzie poczekać aż do jesieni. Jeśli okaże się, że w tym roku harcerska akcja letnia zostanie przeprowadzona z mniejszym rozmachem i ktoś przez to nie zrealizuje wymagania zamknięcia próby harcmistrzowskiej o byciu komendantem obozu – nie będzie mógł zamknąć próby i będzie musiał poczekać przynajmniej do czasu zimowisk. Podobnie ze wspomnianymi kursami – nie, nie będzie kursów koronawirusowych realizowanych wyłącznie online! Dlaczego? Ponieważ nie może być w Związku gorzej przygotowanej grupy koronawirusowych przewodników, podharcmistrzów czy harcmistrzów.

Po trzecie – obecna sytuacja wymusza zmiany, które muszą mieć charakter przejściowy, a więc obowiązywać jedynie w czasie pandemii. Warto o tym pamiętać. Choć – z drugiej strony – warto będzie niektóre wypracowane procedury wpleść na stałe w sposób działania zespołów instruktorskich, jak np. odejście (wreszcie!) od stosów papierów na rzecz gromadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej.

Po czwarte – często pokazujemy w tym tekście nie „jedynie słuszne rozwiązania”, ale możliwe warianty. Ich wybór, zakres stosowania zależy oczywiście od instruktorów – członków KSI wszystkich szczebli, a także zespołów kadry kształcącej i szkół instruktorskich. Mówiąc wprost: to instruktorzy pracujący z kadrą w hufcach i chorągwiach muszą podjąć ostateczną decyzję, jak zamierzają pracować w czasie pandemii, uwzględniając specyfikę swoich środowisk, liczebność i prężność własnej kadry. Przy czym bezwzględnie muszą pamiętać o wspomnianej już naczelnej zasadzie: nie można zrezygnować z jakości!

PRACA KSI

Oto szczegółowe rekomendacje dotyczące pracy hufcowych, międzyhufcowych i chorągwianych komisji stopni instruktorskich:

Zbiórki KSI na odległość

Zalecamy zorganizowanie KSI do pracy przy użyciu dostępnych narzędzi on-line, aby organizować spotkania w formie wideokonferencji – bez potrzeby spotykania się w jednym miejscu. Pierwsza zbiórka KSI na odległość powinna się odbyć we własnym gronie – aby można było przetestować kwestie techniczne (jakość połączenia i wybranego narzędzia komunikacji), ale też przyzwyczaić się do nowego sposobu pracy, w szczególności do spontanicznej, ale jednak ograniczonej dyskusji w swoim gronie. Do pracy on-line można skorzystać z Microsoft Teams – narzędzia, które jest dostępne w systemie Office 365.

Musimy w tym miejscu podkreślić, że spotkania na odległość muszą się odbywać w formie wideokonferencji, a więc zapewniać kontakt z udziałem dźwięku i obrazu (kontakt wyłącznie głosowy to zdecydowanie za mało). Wydaje nam się to absolutnie niezbędne, gdyż – mimo pracy na odległość – musimy zadbać o to, aby kontakt pomiędzy komisją a zdobywającym stopień i jego opiekunem był możliwie jak najpełniejszy i możliwie jak najbardziej przypominał normalne spotkania instruktorskie. Z tego też względu rekomendujemy odbywanie zbiórek komisji w mundurach i wymaganie stroju organizacyjnego od osób, które spotykają się z KSI. Warto także uczulić wszystkie osoby biorące udział w zbiórce komisji na odległość, aby zadbały na czas spotkania o spokojne i zapewniające prywatność miejsce (np. dziecko z zabawkami wchodzące na głowę czy teściowa wołająca na kolację – to nie jest właściwe tło).

Mówiąc o formie telekonferencyjnej, przypominamy, że jest to rozwiązanie tymczasowe, które będzie musiało być uzupełnione o dodatkowe działania, kiedy wrócimy do normalności (o tym dalej).

Otwieranie i zamykanie prób

Tak jak napisaliśmy wcześniej, istnieje możliwość pracy KSI na odległość, a więc także otwierania i zamykania prób na stopnie.

Jeśli chodzi o otwieranie prób, wiele komisji nie odczuje specjalnej zmiany, gdyż i tak otrzymują dokumenty potrzebne do otwarcia prób w wersji elektronicznej, rozsyłają je elektronicznie i dokonują wstępnych ustaleń także na odległość.

W kwestii formalnego otwarcia prób widzimy przynajmniej dwa rozwiązania. Pierwsze – komisja zatwierdza program próby już teraz, dzięki czemu osoba otwierająca stopień może od razu rozpocząć realizację wybranych zadań, natomiast kieruje wniosek do komendanta o otwarcie próby dopiero po jej spotkaniu z KSI na żywo (co może nastąpić w lipcu, sierpniu czy wrześniu), na którym zostaje omówione to, co udało się zrobić w okresie od zatwierdzenia programu, a także dokonywane są ewentualne zmiany zadań. Drugi wariant – wszystko odbywa się według normalnych zasad, z tą różnicą, że spotkanie KSI z otwierającym próbę oraz kandydatem na jego opiekuna odbywa się na odległość. A więc komisja przyjmuje program próby do realizacji i występuje do komendanta z wnioskiem o jej otwarcie. Jednak w takim przypadku zalecamy, aby po powrocie do normalnego funkcjonowania KSI spotkała się ze zdobywającym stopień i jego opiekunem. Spotkanie to może mieć charakter praktykowanego w niektórych komisjach spotkania „połówkowego” (mniej więcej w połowie realizacji próby).

Jeśli chodzi o zamknięcia prób – tutaj także większość działań odbywa się w sposób dotychczasowy: powinny zostać przesłane wszystkie dokumenty (elektronicznie!), powinna odbyć się rozmowa z zamykającym próbę i jego opiekunem (co jest spełnieniem warunku z 18 punktu SSI), dzięki której komisja zyska pewność, że dzięki realizacji zadań zostały spełnione wszystkie wymagania na stopień, zostały spełnione warunki zamknięcia próby, a przede wszystkim został osiągnięty poziom opisany w idei stopnia. Jedyną różnicą powinno być to, że spotkanie to odbywać się będzie na odległość.

Jeśli chodzi o formalności – tutaj też zostawiamy decyzję poszczególnym komisjom. Mamy bowiem świadomość, że samo zamknięcie próby, a potem złożenie Zobowiązania lub wręczenie podkładki odbywa się często w formie obrzędowej, zgodnie ze zwyczajami środowiska, w szerokim gronie instruktorskim. Skoro więc i tak nie będzie możliwe w najbliższym czasie zorganizowanie takich uroczystości, niektóre komisje mogą zdecydować się na przesłanie do komendanta wniosku o pozytywne zamknięcie próby za jakiś czas. Akceptujemy to rozwiązanie (o ile będzie to za dwa czy trzy miesiące, a nie za pół roku lub jeszcze później!), podobnie jak rozwiązanie przeciwne – że zamknięcie nastąpi już, teraz, nawet z pominięciem środowiskowych zwyczajów, a Zobowiązanie Instruktorskie będzie wydarzeniem dwuosobowym – zorganizowanym przez opiekuna swojemu podopiecznemu.

Warunki zamknięcia próby

Była już mowa o tym wcześniej, ale podkreślmy raz jeszcze: one nie ulegają zmianie. Zatem nie można zamknąć próby:

• przewodnikowskiej – bez 15-godzinnego kursu pierwszej pomocy zawierającego zajęcia praktyczne oraz bez ukończonego kursu przewodnikowskiego
• podharcmistrzowskiej – bez ukończonego kursu podharcmistrzowskiego
• harcmistrzowskiej – bez prowadzenia obozu, kolonii lub zimowiska w okresie od zdobycia stopnia podharcmistrza, a także bez pełnienia funkcji opiekuna pozytywnie zakończonej próby na stopień instruktorski.

Mamy świadomość, że niedokończenie w najbliższym czasie trwających kursów przewodnikowskich i podharcmistrzowskich, oraz nierozpoczęcie już planowanych kursów może stanowić duży problem dla osób realizujących próby, gdyż będzie skutkować brakiem możliwości ukończenia tych kursów, czyli zamknięcia prób w najbliższym czasie. Jednak – o czym już była mowa wcześniej – priorytetem w skali Związku jest bez wątpienia jakość pracy z kadrą.

Próby w trakcie realizacji

W przypadku osób, które są w trakcie realizacji prób pwd./phm. i miały zaplanowany termin ich zamknięcia od marca do czerwca, KSI powinny zwrócić się do nich z pytaniem o stan realizacji próby, w szczególności o to, czy ukończyły już wymagane kursy. W przypadku osób, które tych kursów nie ukończyły i w związku z tym nie będą mogły tego zrobić w planowanym terminie, należy wydłużyć okres realizacji próby na uzgodniony wspólnie czas (uzależniony w dużej mierze od planów zespołów kadry kształcącej prowadzących kursy).

Inne działania KSI

Jeśli na odległość można zorganizować najpoważniejsze działania KSI, czyli otwarcia i zamknięcia prób, to oczywiste jest, że w ten sam sposób, organizując telekonferencje, komisje mogą prowadzić inne swoje działania, np. rozpatrywać wnioski o zmianę zadań w próbie i przedłużenie okresu trwania próby, spotykać się z osobami zdobywającymi stopień i ich opiekunami na konsultacjach online, rozpatrywać wnioski o przedłużenie uprawnień do prowadzenia prób podharcmistrzowskich (kompetencje ChKSI), a nawet zorganizować warsztaty on-line dla opiekunów prób.

Elastyczność komisji

Sytuacja związana z pandemią jest bardzo dynamiczna. Wiele wydarzeń, planowanych działań będzie się przesuwać na czerwiec, lipiec czy sierpień. Z pewnością w tych miesiącach nastąpi kumulacja rozmaitych przedsięwzięć. Warto mieć świadomość, że będzie to dotyczyć także KSI, dlatego należy założyć, że może zaistnieć potrzeba bardzo intensywnej pracy KSI również w okresie wakacyjnym. Należy na to się przygotować, planując i ogłaszając wcześniej dodatkowe terminy zbiórek KSI w miesiącach wakacyjnych, a także – generalnie – wykazując się elastycznością i życzliwością wobec zdobywających stopień.

Opiekunowie

W preambule do Systemu stopni instruktorskich zostało zapisane, że – oprócz KSI – ideowi i sumienni opiekunowie są gwarancją wysokiej jakości prowadzonych prób. Dlatego tak ważne jest, aby komisje skontaktowały się z opiekunami aktualnie realizowanych prób i zachęciły ich do częstszego kontaktu ze swoimi podopiecznymi, zwłaszcza tymi, dla których świadomość przesunięcia zamknięcia próby o kilka miesięcy będzie trudna do zaakceptowania.

PRACA ZESPOŁÓW KADRY KSZTAŁCĄCEJ

A teraz szczegółowe rekomendacje dotyczące pracy zespołów kadry kształcącej. Oczywiście –przypomnijmy – ich też dotyczy zasada, że nie odpuszczamy jakości w działaniach kształceniowych!

Priorytety

W pierwszej kolejności zachęcamy do odpowiedniego ustalenia priorytetów. Bez wątpienia najważniejsze będą dla nas kursy przewodnikowskie i podharcmistrzowskie. Po pierwsze – dlatego, że są to kursy obowiązkowe, których brak może zablokować wielu osobom możliwość zamknięcia prób na stopnie. Po drugie – bo o ile można sobie wyobrazić formy doskonalące (warsztaty metodyczne, warsztaty dla opiekunów prób) organizowane zdalnie, o tyle tych dwóch kursów zorganizować na odległość się nie da bez straty na jakości (merytorycznej czy formacyjnej).

Te dwa kursy są więc priorytetem teraz, kiedy organizujemy się do pracy w nowych warunkach, ale będą musiały być na pierwszym miejscu także po powrocie do w miarę normalnego funkcjonowania. Warto więc przygotowywać się już teraz na różne warianty, także na nietypowe, np. konieczność zorganizowania kursów w wakacje, większego wsparcia hufców przez zespoły chorągwiane przy organizacji kursów pwd., przeprowadzenie kursu phm. dla kadry z sąsiednich hufców.

Kwestia przerwanych kursów

Wiemy, że kwarantanna społeczna przerwała wiele kursów – tych, które odbywały się w formie weekendowej. Trudno jest z poziomu centralnego, odgórnie zadecydować, co się w związku z tym wydarzyć dalej. Decyzję pozostawiamy zespołom kadry kształcącej, które te kursy organizowały, oraz oczywiście samym komendom tych kursów.

Zachęcamy, aby indywidualnie, bardzo uważnie przyjrzeć się programom tych form i podjąć decyzję, w jaki sposób i kiedy dany kurs zostanie zakończony. Generalnie nie wyobrażamy sobie przeniesienia zbyt dużej części kursu na formy prowadzone na odległość, widzimy przy tym dużą stratę dla kursantów nie tylko merytoryczną, ale też w sferze przeżycia kursu – rozumianego szeroko: jako elementu procesu przeżywania, emocjonalnego dorastania do stopnia przewodnika, podharcmistrza czy do funkcji. Przypominamy, że w obowiązujących standardach kursu przewodnikowskiego i podharcmistrzowskiego oraz kursów drużynowych dokładnie wskazano, ile godzin kursu można przenieść do e-learningu. W przypadku innych kursów sugerujemy, aby w formie zdalnej realizowanych było nie więcej niż 20% treści.

Zatem najprostszym rozwiązaniem wydaje się być przesunięcie terminu biwaku kursowego na później, przy jednoczesnym utrzymywaniu kontaktu z kursantami (dwa albo trzy miesiące wymuszonej przerwy może zachwiać ciągłością kursu i rzutować na zaangażowanie uczestników). Dopuszczamy także możliwość zmiany formuły kursu w sytuacji, kiedy większość zagadnień z programu kursu została już zrealizowana, a ostatnie spotkanie kursowe miało służyć podsumowaniu zadań, indywidualnemu omówieniu prac przygotowanych i przesłanych wcześniej przez uczestników. W takiej sytuacji można sobie wyobrazić dokończenie kursu na odległość, choćby przez przypisanie każdemu kursantowi indywidualnego opiekuna, który podczas kilku rozmów on-line podsumuje kurs, omówi z nim jego postępy i kursowe osiągnięcia. Powtórzmy więc: liczymy na mądrą decyzję komend kursów!

Kursy planowane

Inaczej sprawa wygląda z kursami dopiero planowanymi, które miały ruszyć w niedalekiej przyszłości i (najczęściej) zakończyć się jeszcze przed wakacjami. Tutaj sprawa jest jasna – takich kursów, w całości czy w większości realizowanych na odległość, nie da się przeprowadzić.

Nie oznacza to jednak, że nic nie można zrobić. Zachęcamy, aby już teraz rozpocząć pracę z uczestnikami tych kursów. Niech czytają lektury kursowe, zapoznają się z dokumentami, wykonują indywidualne zadania przy wsparciu komendy kursu. Rekomendujemy pracę w małych zastępach kursowych, z których każdy trafi pod skrzydła jednego instruktora z komendy kursu. W takim gronie można się systematycznie (i wygodnie!) spotykać on-line, rozmawiać, dyskutować, omawiać zadania itd. Wyobrażamy sobie, że można tak ułożyć program kursu, aby duża jego część odbyła się w kwietniu i maju pod kierunkiem opiekunów zastępów (instruktorów – zastępowych) – zarówno w formie spotkań on-line, jak i w formie wyprawy/spotkania na żywo zastępu, jeśli tylko będzie to możliwe. W tym modelu spotkanie drużyny kursowej można zaplanować np. w czerwcu podczas długiego weekendu z Bożym Ciałem (oczywiście przy optymistycznym założeniu, że wtedy będzie już można się spotkać) albo w okresie wakacyjnym. Takie rozwiązanie daje możliwość zamknięcia prób na wakacyjnej (tej dodatkowej – patrz wyżej) zbiórce KSI. Powtórzmy to, co napisaliśmy wcześniej: liczymy na pomysły komend kursów. Liczymy na mądrość i kreatywność zespołów kadry kształcącej!

Inne działania ZKK

Oprócz kursów pwd. i phm., a także kursów drużynowych i przygotowujących do funkcji, a więc form, które co do zasady nie mogą odbyć się w całości na odległość, zespoły kadry kształcącej planują szereg innych mniejszych form rozwijających czy doskonalących. Tutaj nie widzimy przeszkód, aby spróbować przeprowadzić je zdalnie. Przy czym doprecyzujmy: nie chodzi o formy e-learningowe, gdy ktoś sam czyta materiały, opracowuje zadanie, a wszystko odbywa się bez udziału człowieka. Nie, nie o to chodzi. Mamy na myśli formy, gdzie będzie zapewniony kontakt między prowadzącym a uczestnikami. Bo tylko wtedy można dyskutować, odpowiadać na pytania, korygować błędy itd. W takiej formule straty jakościowe w porównaniu z kształceniem na żywo będą na pewno mniejsze!

Zachęcamy także wszystkie zespoły kadry kształcącej, aby skorzystać z tego, że w najbliższym czasie będziemy w domach, że wiele czasu spędzimy przed komputerami. To doskonały moment, aby nadrobić wszelkie zaległości w pisaniu, ale też dobry czas na analizy, podsumowania, wyciąganie wniosków do przyszłej pracy. To okazja do rozmów z członkami zespołów, zbieranie opinii, pomysłów i dzielenie się nimi na forum szkół i zespołów. Zachęćmy naszych instruktorów do pisania artykułów w ramach prób na stopnie, wypełnienia wniosku o przyznanie/przedłużenie OKK czy przygotowania zaległych opinii. To naprawdę dobry czas na to! Zapraszamy także do wymiany doświadczeń i pomysłów na temat niestandardowych koronawirusowych form kształcenia – to może być materiał na kolejny artykuł.

Na koniec jeszcze jedna uwaga dotycząca zarówno komisji stopni instruktorskich, jak i zespołów kadry kształcącej. Sądzimy, że warto, aby ten kilkumiesięczny czas pracy zdalnej wykorzystać do zweryfikowania swoich przyzwyczajeń, procedur, których sens wyznacza jedynie opacznie rozumiana „tradycja” czy po prostu przyzwyczajenie. Dotyczy to w szczególności kwestii związanych z obiegiem dokumentów. Powiedzmy wprost: warto wejść w pracy naszych zespołów instruktorskich w erę cyfrową, warto oszczędzić lasy i wreszcie zacząć powszechnie korzystać z obiegu dokumentów elektronicznych. Dotyczy to dokumentów osób zdobywających stopień (wniosków, prób, opinii, raportów) oraz materiałów powstających w ramach kursów (konspekty, plany, opracowania) – to wszystko naprawdę może być sporządzane i przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną, a następnie archiwizowane w chmurze. Jeśli da się to zrobić teraz, przez trzy miesiące, to będzie to najlepszy dowód, że może stać się zwykłą praktyką KSI i ZKK.

* * *

Na wstępie napisaliśmy, że piszemy o zmianie sposobu pracy w perspektywie czerwca czy wakacji. Chcemy jednak jasno powiedzieć, że już teraz myślimy o nowych wariantach – gdyby okazało się, że obecny okres kwarantanny społecznej miałby się wydłużyć. Mamy jednak nadzieję, że tak istotne zmiany nie będą konieczne.

hm. Joanna Skupińska
członkini GK ds. pracy z kadrą

hm. Grzegorz Całek
przewodniczący KSI przy GK ZHP

hm. Anna Zielińska
komendantka CSI ZHP