Ponad cztery lata miałam zaszczyt pełnić funkcję komendantki hufca. Był to czas intensywnej pracy na rzecz wspólnoty hufcowej, czas wielu wyzwań, ale także czas dający dużo dobrej energii płynącej z relacji budowanych z kadrą instruktorską. Od dwóch lat jestem komendantką chorągwi – moją misją jest teraz wspieranie hufców. To jeszcze większe wyzwanie niż poprzednie, ponieważ hufce w naszej chorągwi są zróżnicowane, a co za tym idzie, mają bardzo różne potrzeby. Z moich doświadczeń zarówno z pracy na poziomie hufca, jak i na obecnej funkcji, mam kilka przemyśleń, którymi chciałabym się tu podzielić.
Najtrudniejszy poziom struktury ZHP to hufce
Nie ma wątpliwości, że hufce są najbardziej obciążonym zadaniami poziomem struktury Związku Harcerstwa Polskiego. Wynika to z bezpośredniej pracy instruktorów hufca z kadrą, która realizuje misję ZHP, oraz z ich wpływu na skuteczne wdrażanie zmian wprowadzanych w organizacji. Przekłada się to na ogromną ilość zadań, których to hufiec – zgodnie ze Statutem ZHP i innymi instrukcjami – ma wyjątkowo dużo. Budowanie wspólnoty instruktorskiej oraz wspólnoty podstawowych jednostek organizacyjnych, tworzenie warunków do realizacji strategii rozwoju hufca, wspomaganie, koordynowanie i nadzorowanie pracy gromad, drużyn i innych jednostek hufca oraz ocena ich działalności czy prowadzenie gospodarki finansowej to tylko niewielka część z tych zadań. Te bardziej szczegółowe kryją się w naszych instrukcjach oraz pod statutowym zapisem, że komenda hufca wykonuje inne zadania określone przez Zjazd ZHP, pozostałe władze naczelne i władze chorągwi. Wszystko to sprawia, że pełnienie funkcji komendanta czy członka komendy hufca staje się dużym wyzwaniem.
Planowanie – konieczność, która bywa iluzją
Nasza organizacja zakłada, że każdy na każdym poziomie struktury tworzy plany pracy. Harcerskie komendy piszą swoje plany na rok kalendarzowy lub rok harcerski, a harmonogram wydarzeń powinien być ogłaszany z takim wyprzedzeniem, aby niższe szczeble mogły go uwzględnić w swoich działaniach. Planowanie to proces, który nie tylko uwzględnia zadania ze strategii i zadania statutowe. To także umiejętność realistycznej oceny zasobów, jakimi w hufcu dysponujemy: kadrowych, finansowych, organizacyjnych. To również prawidłowe formułowanie priorytetów, czyli podjęcia decyzji, co w danym roku jest najważniejsze i na co przeznaczymy nasze zasoby. Kiedy już przejdziemy ten proces, powinniśmy zabrać się do działania, pamiętając, że jakieś drobne zmiany w trakcie realizacji planu i tak zajdą. Tak brzmi teoria, ale w praktyce jest jednak nieco inaczej.
Poza realizacją swojego planu harcerskie komendy otrzymują dodatkowe zadania, często niezapowiedziane i niezaplanowane wcześniej, związane np. z wdrażaniem zmian w organizacji. Zasady wprowadzania tych zmian niejednokrotnie nie uwzględniają już trwających w hufcach procesów, np. już trwającego wdrażania wcześniej przyjętych zmian czy chociażby sezonu zjazdów sprawozdawczych. Nie bierze się także pod uwagę ograniczonych zasobów kadrowych, finansowych i organizacyjnych, które komendy hufców już wcześniej rozplanowały. Dodajemy kolejne spotkania, warsztaty, szkolenia czy zadania, które nie zostały wcześniej podane do wiadomości. Wprowadzamy za dużo zmian i obciążających procesów jednocześnie. W ten sposób zaburzamy cały sens procesu planowania pracy w hufcach oraz znacząco przeciążamy naszą kadrę.
Procedury i ich ciężar
Implementacja zmian w powszechnie obowiązującym prawie to kolejne wyzwanie dla komend hufców. Brakuje często jednolitego sposobu realizacji tych zapisów w ZHP, nie analizujemy, jak ten proces usprawnić, aby był jak najbardziej efektywny i nieobciążający. Skutkuje to chaosem organizacyjnym i dodatkowym wysiłkiem, który można byłoby zminimalizować, gdyby zmiany były odpowiednio wcześniej przygotowane i skonsultowane.
Formalności zamiast działania?
Sprawy formalno-organizacyjne przytłaczają komendy hufców. W każdej komendzie powielane są te same zadania, często w formie powtarzalnych procesów. Moim marzeniem jest ich uproszczenie i wprowadzenie narzędzi, które odciążą hufce od nadmiaru biurokracji. Posiadamy już systemy, które mogłyby w tym pomóc – warto je wykorzystać.
Dodatkowo zdarza się nam tworzyć nowe przepisy wewnętrzne jako odpowiedź na nieprawidłowości, które wystąpiły w pojedynczych hufcach. Zamiast rozwiązać przyczynę trudności w hufcu, w którym wystąpił problem, wprowadzamy mechanizmy zapobiegawcze (często wymagające kolejnych formalności) dla całej organizacji, dokładając kolejne obowiązki i komplikując działania.
Nowe pokolenia w harcerskich strukturach
Zmieniają się czasy, a wraz z nimi ludzie, którzy podejmują się pełnienia funkcji komendanta lub członka komendy hufca. Czy wychowanie i ukształtowanie pokolenia Z wpływa na naszą organizację? Zdecydowanie tak! Młodzi ludzie rzadziej chcą podejmować się odpowiedzialnych i długoterminowych funkcji. Czy Związek Harcerstwa Polskiego jest na to przygotowany? Czy umiemy budować dialog pokoleniowy w taki sposób, żeby rozumieć się wzajemnie i skutecznie ze sobą współdziałać? Może pora, byśmy tak przyłożyli do tego wagę, by „nikogo nie stracić po drodze”.
Co dalej?
Nie mam prostej recepty na rozwiązanie tych problemów, ale wydaje mi się, że trzeba jak najszybciej zastanowić się, co zrobić, żeby pełnienie funkcji komendanta lub członka komendy hufca było wyzwaniem, które daje satysfakcję, a nie zniechęca do działania w ZHP. To już ten moment, najwyższy czas na refleksję, ponieważ ostatnie zjazdy hufców pokazały, jak trudno jest znaleźć chętnych do służby w komendach – w wielu hufcach nie udało się wyłonić władz, trzeba było ten proces wydłużać lub wprowadzać statutowy „organ tymczasowy” w miejsce władz pochodzących z wyboru.
Potrzebujemy dyskusji i wdrożenia rozwiązań, które sprawią, że praca komend hufców będzie dawała satysfakcję, będzie efektywna i nie będzie instruktorów w nich działających przytłaczała. Musimy szukać sposobów na wsparcie i odciążenie, a nie tylko dokładać kolejne obowiązki. Powinniśmy dokonać rewizji zadań hufca. Powinniśmy wdrażać zmiany i procesy w całym Związku, pamiętając o innych realizowanych w hufcu zadaniach i dawać na nie odpowiednio dużo czasu. Musimy pamiętać o tym, że pracujemy z wolontariuszami i zależy nam na zdrowym stylu życia, nie chcemy ich przeciążać. Tylko wtedy komendy hufców będą mogły działać sprawnie i zapewnimy odpowiednie wsparcie dla gromad i drużyn, które realizują misję harcerskiego wychowania. Wierzę, że jako organizacja jesteśmy w stanie sprostać tym wyzwaniom, tylko musimy zrozumieć problem i podjąć działania. Razem.
