Zjazd na 6!

Co możemy zrobić,
aby zjazd hufca zmieniał rzeczywistość i był fajnym spotkaniem?

Po pierwsze – atmosfera. Miejsce zjazdu i jego zaplecze są kluczowe dla wytrzymania czasem  kilkunastogodzinnego (tak, tak!) wydarzenia. Długie i momentami nudne części zjazdu potrafią odebrać siły. Co pomoże się lepiej zregenerować niż kawiarenka i mini-sklepik z lemoniadą oraz gorącymi tostami prowadzone w ramach akcji zarobkowej przez lokalną drużynę?

Ważne decyzje trzeba podejmować w komforcie. Przestronna sala o wygodnych siedzeniach to podstawa. Równie ważne jest wyposażenie innych pomieszczeń w koce, kanapy, pufy, żeby mieć gdzie plotkować w czasie przerw. W końcu spotykają się ze sobą gadatliwi harcerze i harcerki! Jeśli pogoda pozwoli, zapewnijcie możliwość wyjścia na dwór (albo i zróbcie cały zjazd w plenerze!) dla relaksu i złapania oddechu.

W dużych salach polecamy nagłośnienie. Usłyszą nas wtedy osoby nawet w najdalszych rzędach i te, których słuch nie jest już taki dobry. Może przy okazji warto pomyśleć o nagraniu lub nawet transmisji zjazdu dla nieobecnych? (W wersji pro z możliwością skorzystania z praw wyborczych!).

Ale przede wszystkim atmosferę tworzy wzajemna życzliwość i pozytywne nastawienie. Nawet w trudnych momentach pamiętajmy, by dyskutować ad meritum, a nie ad personam. Krytyka jest niezbędna, ale musi być merytoryczna i pokazywać alternatywy. W ZHP praktycznie wszyscy jesteśmy wolontariuszami i musimy o tym pamiętać. Większość z nas przeznacza dużą część swojego wolnego czasu na działanie, poświęca swoją energię, dlatego traktujmy się serdecznie, z szacunkiem, zakładajmy dobrą wolę i bądźmy wrażliwi na uczucia drugiego człowieka.

Zjazd to także moment na podziękowania. Zadbajcie o obecność przedstawicieli miejscowego samorządu, z którymi współpracujecie. Wypełnijcie odpowiednio wcześnie wnioski o odznaczenia dla przyjaciół hufca. A dla ustępujących władz? Miłe słowa spisane na zwoju kory brzozowej czy voucher na kolację w restauracji?

I zróbcie grupowe foto na koniec!

Po drugie – naturalność. Zjazd jest regulowany przez Statut ZHP, Ordynację wyborczą i regulamin. Moc przepisów zachęca do używania prawniczego języka, choć jest on… ciężkostrawny: Druhny i druhowie, przystępujemy do realizacji punktu 47 porządku obrad: Przedstawienie przez komisję wyborczą listy kandydatów do KRH, gdy można powiedzieć po prostu: A teraz komisja wyborcza powie nam, kto się zgłosił do rewizyjnej.

Chodzi o to, by zjazd był dla ludzi zrozumiały, żeby wiedzieli, co się dzieje i co się będzie działo. Szczególnie to ważne, gdy myślimy o ludziach młodych. Czy mają oni chcieć przychodzić na zjazdy, które wyglądają jak posiedzenia Sejmu w pigułce? Albo gdzie nudny język prawniczy bierze górę nad rozmową po ludzku? Jeżeli chcemy, by młodzi angażowali się w zjazdy hufców (a chcemy – jesteśmy organizacją młodzieżową), to musimy organizować i prowadzić je tak, żeby zachęcały młodych ludzi do uczestnictwa.

Zapisy w dokumentach są ważne, bo gwarantują zachowanie ram oraz praw wszystkich uczestników zjazdu, ale powinny być one jasno prezentowane. Może w hufcu macie specjalistę od przekładania języka prawniczego na ludzki, taką osobę, która poprowadzi zjazd? Przyjrzyjcie się też porządkowi obrad, bo dobrze rozplanowana kolejność (także przerw!) pomaga usprawnić obrady. Przykład? Gdy czekacie na przeliczenie głosów, prowadźcie dyskusję nad zgłoszonymi uchwałami, by nie tracić czasu.

Po trzecie – rozmowa. Zjazd to czas na podejmowanie decyzji. Już na początku przyjmowany jest regulamin obrad według opublikowanego wcześniej projektu. To znaczy, że trzeba się z nim zapoznać i mieć gotowe ewentualne poprawki. To samo dotyczy sprawozdań władz i projektów uchwał – trzeba je przeczytać przed zjazdem, bo nie ma na nim dość czasu, by zrobić to na spokojnie.

Stos dokumentów do czytania może zniechęcać, ale dlaczego nie podzielić się pracą z innymi? Dobrą praktyką jest organizowanie przed zjazdem spotkań, na których można wspólnie porozmawiać o tym, co udało się zrobić przez ostatnie cztery lata i jakie wyzwania są przed nami. Możecie to zrobić oddolnie, w gronie kilku–kilkunastu zainteresowanych osób, albo poprosić komendę hufca o zorganizowanie takiego spotkania dla wszystkich. Im więcej osób, tym więcej perspektyw i w dyskusji łatwiej wyrobić sobie swoje zdanie na omawiane tematy.

Więcej – takie spotkania mogą być podstawą do stworzenia np. nowej strategii rozwoju hufca! Skoro już się spotykamy, to zgłaszane uwagi można od razu przekuć w cele na przyszłość. Warto, by ten dokument powstawał przy zaangażowaniu jak największej liczby osób – to może dodatkowo zachęcić młodą kadrę do przyjścia na swój pierwszy w życiu zjazd!

Jeżeli jednak, z różnych powodów, takie spotkania nie są możliwe, to pamiętajcie, że zjazd hufca to forum, na którym wszystkie najważniejsze sprawy można, a nawet trzeba poruszać. Nie bójmy się rozmawiać. Na zjeździe podsumowujemy kończącą się kadencję i planujemy nadchodzącą. To idealny moment styku tego, co było, i tego, co będzie w hufcu. Dlatego odważnie poruszajcie leżące wam na sercu tematy, proponujcie rozwiązania, zadawajcie pytania kandydatom – macie prawo to robić nawet wtedy, gdy kandydat jest tylko jeden! Nie traktujcie zjazdu jako obowiązku do jak najszybszego odhaczenia. To święto demokracji waszego hufca, dlatego tak je traktujcie i rozmawiajcie, dyskutujcie!

Po czwarte – wpływ. Czy macie w hufcu konkretną sprawę do załatwienia? Jeśli tak, oto jak wykorzystać do maksimum forum zjazdu.

Jeśli brakuje w hufcu warsztatów na temat zdrowia psychicznego, spytajcie kandydatów do komendy, co chcą z tym zrobić. Pytania mają tę magiczną moc, że zwracają uwagę na ważne sprawy i nie pozwalają o nich zapomnieć. I można do nich po jakimś czasie wrócić: – To jak tam z warsztatami, o które pytałem na zjeździe?

A może potrzebny wam w hufcu zespół, który wypracuje ekologiczne standardy biwaków? Napiszcie uchwałę, która określi zakres kompetencji i zobowiąże komendę do jego powołania. Całą akcję warto zacząć przed zjazdem, żeby wypromować pomysł i zbudować dla niego szerokie poparcie. Możliwe, że ktoś zaproponuje lepsze sformułowania, dzięki czemu uchwała będzie lepsza.

Są też sprawy trudne, na których nam zależy, ale nie zawsze mamy niezbędne kompetencje, żeby się nimi zajmować. Przykładowo, chcemy lepszego przyjrzenia się kwestii remontu stanicy, żeby mieć pewność, że plan jest sensowny, a środki dobrze wydawane. Wtedy (też przed zjazdem!) trzeba rozejrzeć się za osobą obeznaną z tematem i zachęcić ją do kandydowania do komisji rewizyjnej.

Demokracja to nie suche procedury, a realne działania! Nic się „samo” nie zmieni i zamiast narzekać, lepiej zrobić cokolwiek w stronę, w którą chcemy „popchnąć” nasz hufiec. Pamiętajmy tylko, by szukać tego, co łączy – a nie tego, co dzieli. To tylko wzmocni wspólnotę hufca, która wyjdzie ze zjazdu z harcerskim, szerokim uśmiechem!

hm. Antek Kurek „Kurson”, Hufiec Warszawa-Mokotów
phm. Mikołaj Matynia, Hufiec Kielce-Miasto
inicjatywa demokratyczna #dobrewybory

ZOBACZ: Materiały inicjatywy demokratycznej #dobrewybory