Skąd wynikają zmiany i potrzeba aktualizacji obecnego SPzK? Wszystko zaczęło się nie tak dawno temu… na XLII Zjeździe ZHP, w czasie którego została przyjęta uchwała dotycząca kultury organizacyjnej. To ona stała się bezpośrednim impulsem do pracy Rady Naczelnej i Głównej Kwatery ZHP nad aktualizacją systemu pracy z kadrą. Zwrócono uwagę na konieczność świadomego działania z kulturą organizacji i powiązanie jej z codzienną pracą z kadrą. Sam projekt zaktualizowanego dokumentu „System pracy z kadrą w ZHP” jest efektem końcowym szeregu działań, które podejmowano w Związku od 2022 r.
Historia dokumentu…
„System pracy z kadrą w ZHP” po raz pierwszy został przyjęty przez Radę Naczelną ZHP w czerwcu 2010 r. Wcześniej obowiązywała nas „Strategia pracy z kadrą w ZHP w latach 2002–2005”. A jeszcze wcześniej, bo od 1998 r., dokument dotyczący planowania kształcenia w ZHP.
W 2017 r. nastąpiła aktualizacja „Systemu pracy z kadrą w ZHP”. W uzasadnieniu do uchwały Rady Naczelnej można było przeczytać: „W listopadzie 2015 r. RN ZHP przyjęła uchwałę w sprawie kierunków pracy z kadrą na lata 2016–2017. Uchwała ta zobowiązywała do przeglądu i modyfikacji wszelkich narzędzi pracy z kadrą pod kątem zgodności z powyższą uchwałą. System pracy z kadrą jest dokumentem nadrzędnym wobec wszystkich dokumentów dotyczących pracy z kadrą w organizacji, wymagał więc aktualizacji wspierającej realizację tych kierunków. (…)”. RN ZHP zobowiązała Główną Kwaterę do corocznej ewaluacji wdrażania i funkcjonowania systemu pracy z kadrą. Dlatego dziś posiadamy dużo informacji, na podstawie których można było wyciągać wnioski do pracy nad obecnymi zmianami.
Etap analiz i wniosków
W roku 2023 intensywnie analizowaliśmy koncepcję pracy z kadrą w ZHP. W tym złożonym procesie wzięły udział setki instruktorów na wszystkich szczeblach organizacji. GK dokonała pogłębionej ewaluacji funkcjonowania systemu. Obejmowała ona analizę wyników wszystkich dokonanych wcześniej ocen, począwszy od zmian w dokumencie w 2017 r. Wzięto również pod uwagę wyniki ewaluacji z roku 2014.
Pogłębiona ewaluacja nie była zwykłą ankietą czy powierzchownym przeglądem dokumentów. To było holistyczne spojrzenie na sposób, w jaki ZHP kształtuje swoich liderów i wspiera ich w działaniu. Szczególną uwagę poświęcono trzem kluczowym obszarom: ogólnej pracy z kadrą, kształceniu oraz systemowi stopni instruktorskich. Wnioski z dwóch ostatnich obszarów staną się również podstawą w pracach nad aktualizacją „Systemu stopni instruktorskich w ZHP” oraz dokumentu „Kształcenie kadry w ZHP”.
Wydział Pracy z Kadrą Głównej Kwatery ZHP, Komisja Stopni Instruktorskich przy GK oraz Centralna Szkoła Instruktorska ZHP zagłębiły się w dane z ostatnich lat, przeprowadzając drobiazgowe badania. Seria spotkań online i stacjonarnych pozwoliła zebrać bezcenne doświadczenia z całej Polski. To właśnie te głosy z terenu nadały realny kształt powstającym rekomendacjom. Niezwykle cenny okazał się wkład chorągwi, ponieważ to przedstawiciele chorągwi zbierali informacje od instruktorów odpowiedzialnych za pracę z kadrą i kształcenie w hufcach. Kulminacją tego etapu prac było ubiegłoroczne listopadowe spotkanie w Warszawie, gromadzące członków komend chorągwi, przedstawicieli zespołów kształcących oraz chorągwianych KSI, na którym podsumowano wnioski i rozpoczęto rozmowę na temat kultury organizacyjnej w pracy z kadrą.
Ponadtrzystustronicowy dokument znajduje się na SharPoincie Wydziału Pracy z Kadrą GK ZHP pn. „praca z kadrą”.
Rekomendacje z pogłębionej ewaluacji systemu
W końcowej części materiału „Pogłębiona ewaluacja systemu pracy z kadrą” znajdują się generalne wnioski i rekomendacje Głównej Kwatery, dotyczące kierunków zmian w aktualizacji dokumentu „System pracy z kadrą w ZHP”. Znalazły się tam następujące główne postulaty:
1. Przeciwdziałanie wypaleniu kadry – istnieje potrzeba wprowadzenia systemowych rozwiązań, które pomogą zapobiegać wypaleniu i multifunkcyjności wśród członków kadry ZHP.
2. Wzmocnienie relacji opartych na szacunku – podkreślono konieczność budowania relacji w organizacji na fundamentach wzajemnego szacunku i zaufania. Rekomendowane jest wprowadzenie działań, które promują otwartą komunikację oraz udzielanie informacji zwrotnej. Ważne jest, aby liderzy w ZHP byli przykładem dla innych członków organizacji, demonstrując postawy zgodne z wartościami harcerskimi.
3. Podkreślenie znaczenia pracy zespołowej w pracy z kadrą, która jest nie mniej ważna od pracy indywidualnej, o której traktuje obecny „System pracy z kadrą”. Położenie akcentów na ważne dla pracy zespołowej aspekty, które wpływają na zaangażowanie, motywację i rozwój członków zespołu.
4. Aktualizacja „Systemu stopni instruktorskich” i „Systemu kształcenia” w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby społeczne i organizacyjne. Zaproponowano uelastycznienie programów szkolenia, aby umożliwić kadrze dostosowanie ścieżki rozwoju do indywidualnych potrzeb oraz realiów lokalnych. Kluczowe jest również wprowadzenie nowych technologii w procesie kształcenia, co może zwiększyć jego efektywność.
5. Podział kadry na wspierającą i wychowawczą – pojawiła się sugestia rozważenia celowości pozostawienia dotychczasowego podziału kadry na dwie grupy: wychowawczą i wspierającą oraz zaproponowania takiego rozwiązania, w którym zarówno kadra instruktorska, jak i wspomagająca będzie posiadała swój „program rozwojowy”, uprawnienia, które za tym idą, oraz narzędzia do pracy z kadrą.
6. Motywowanie i rozwój indywidualny kadry – istotnym elementem rekomendacji jest zmiana myślenia o motywacji kadry w ZHP – z jej przedmiotowego traktowania jako narzędzia do pracy z kadrą na opis motywacji człowieka jako zjawiska, na które ma wpływ wiele różnych czynników, w tym „zgodne ze sztuką” stosowanie systemu pracy z kadrą i konstruktywna kultura organizacyjna.
Podczas przeprowadzania ewaluacji zidentyfikowane zostały także mocne strony obecnego systemu pracy z kadrą, które warto zachować i rozwijać.
Rekomendacje dotyczące kultury organizacyjnej
Oddzielnymi rekomendacjami były te wprost wynikające z uchwały XLII Zjazdu ZHP, który zobowiązał Główną Kwaterę do przedstawienia Radzie Naczelnej rekomendacji dotyczących zmian w systemie pracy z kadrą, uwzględniających działania w zakresie pracy z kulturą organizacji. Rekomendacje te nie stanowią kompleksowej alternatywy dla obecnego systemu, ale są jego uzupełnieniem.
Model przywództwa w ZHP
Jednym z istotnych wniosków, jakie wynikają z ewaluacji, jest konieczność wprowadzenia zmian w stylu przywództwa w naszej organizacji. A właściwe jego określenie. Obecny dokument „System pracy z kadrą w ZHP” nie definiuje konkretnego stylu przywództwa, co prowadzi do niejednolitości w działaniach naszej kadry. Zaproponowane zostało wpracowanie stylu przywództwa ZHP opartego na modelu liderskim WAGGGS, który powszechnie funkcjonuje w świecie skautowym i kładzie nacisk na rozwijanie postaw oraz zachowań liderek i liderów. Przyjęto, że kadra jest kreatorem kultury organizacji i to jej działania mają bezpośredni wpływ na to, jaka ona jest.
Kultura organizacyjna i praca z kadrą w zespole
Najlepiej widać kulturę organizacji podczas pracy zespołów i małych wspólnot. Dlatego ważne jest uwzględnienie w poprawionym dokumencie wątku pracy z kadrą w zespole. Istotnym elementem rekomendacji jest więc podkreślenie znaczenia pracy zespołowej w ZHP, by tworzyć przestrzeń, w której każda osoba może się rozwijać i wnosić swoje unikalne umiejętności do zespołu. Zespołu, w którym każdy członek czuje się doceniony i zmotywowany do dalszego rozwoju. Określone zostały elementy pracy z kadrą ważne w kontekście świadomej pracy z kulturą organizacyjną, o których można poczytać w numerze 5/2024 „Czuwaj”.
Ważna przy tym jest uniwersalność procesu pracy z kadrą. Opisane w systemie poszczególne elementy powinny być na tyle uniwersalną i powszechną praktyką pracy z drugim człowiekiem, żeby można było stosować ją bez względu na to, czy człowiek, z którym pracujemy, jest czy nie jest instruktorem, pełni określoną funkcję, rolę czy ma do wykonania jedno zadanie. Każdym z nich należy się opiekować i motywować do działania i swojego rozwoju.
Warto podkreślić, że przygotowane rekomendacje to „nakładka” na obowiązujący obecnie „System pracy z kadrą ZHP”. Nie zastępują go, ale uzupełniają o nowe podejście do przywództwa i pracy zespołowej. Wierzymy, że wprowadzenie tych zmian przyczyni się do budowania silniejszej i bardziej zintegrowanej kultury organizacyjnej w ZHP.
Działania Rady Naczelnej
Przygotowane przez Główną Kwaterę w toku podjętych analiz i konsultacji wnioski i rekomendacje do zmian w „Systemie pracy z kadrą ZHP” oraz rekomendacje dotyczące miejsca kultury organizacyjnej w ZHP zostały przekazane Radzie Naczelnej ZHP i stały się podstawą dla Zespołu RN ds. pracy z kadrą do prac nad projektem zmian w tym dokumencie.
Podkreślamy, że od początku celem nie było stworzenie dokumentu od nowa, lecz wprowadzenie zmian i uzupełnień w miejscach, które wynikały z ewaluacji jako kluczowe do wzmocnienia systemu pracy z kadrą w naszej organizacji.
Zespół przyjął kilka założeń, który towarzyszyły mu podczas prac i stopniowo ewaluowały w toku kolejnych dyskusji w gronie zespołu, całej Rady Naczelnej oraz podczas współpracy z Główną Kwaterą i Wydziałem Pracy z Kadrą. Potrzebne były rozmowy prowadzące m.in. do uwspólnienia myślenia o modelu przywództwa, kulturze organizacyjnej. Zanim powstały konkretne zapisy, próbowaliśmy znaleźć odpowiedzi na pytania:
– Gdzie jest miejsce kultury organizacji w SPzK?
– Jaką rolę w jej kreowaniu i upowszechnianiu ma kadra ZHP?
– Jak uwzględnić w SPzK wnioski i rekomendacje z Pogłębionej Ewaluacji Systemu Pracy z Kadrą?
W pierwszej kolejności wypracowano materiał do konsultacji z kadrą ZHP podczas tegorocznych wakacji. Zaproszono do nich członków komend chorągwi ds. pracy z kadrą i kształcenia oraz uczestników czerwonego szlaku na Zlocie Kadry ZHP w Radomiu. Sprawdzone zostało, czy proponowane zapisy dotyczące definicji kadry, pracy z kadrą, kultury organizacyjnej, aspektów pracy w zespole czy modelu przywództwa idą w dobrą stronę.
Od września projekt dokumentu będzie można przeczytać i nadal wziąć udział w nadaniu mu ostatecznego kształtu, uczestnicząc w ogólnozwiązkowych konsultacjach.
Wspólne webinary!
Poza prowadzonymi konsultacjami indywidualnymi zachęcamy do wzięcia udziału w trzech webinarach dotyczących poszczególnych części projektu dokumentu „Praca z kadrą w ZHP”:
26 września
Kultura organizacji w pracy z kadrą: model przywództwa i praca w zespole
3 października
Proces pracy z kadrą cz. I: pozyskiwanie i przygotowanie do funkcji
10 października
Proces pracy z kadrą cz. II: działanie i decyzja o przyszłości
Zapraszamy!
hm. Agata Erhardt-Wojciechowska
zastępczyni naczelniczki ZHP ds. pracy z kadrą i kultury organizacyjnej
kierowniczka Wydziału Pracy z Kadrą Głównej Kwatery ZHP
hm. Judyta Komenda
członkini Rady Naczelnej ZHP
zastępczyni komendantki Chorągwi Podkarpackiej ds. kształcenia i pracy z kadrą
